Tại sao tôi ngừng sử dụng danh sách việc cần làm?

Một lần nữa, một danh sách việc cần làm thông thường có thể đánh lừa bạn về cảm giác sai lầm về năng suất bởi vì bạn có thể hoàn thành rất nhiều mục từ danh sách việc cần làm của mình, nhưng vẫn phải trì hoãn một vài nhiệm vụ có tác động cao thực sự quan trọng. Tuy nhiên, bạn vẫn cảm thấy tốt và hiệu quả vì bạn đã làm rất nhiều.

Đây là lý do tại sao một danh sách việc cần làm thông thường lại là một công cụ năng suất thiếu sót - và tại sao bạn cần một danh sách tốt hơn. Trong suốt cả ngày, bạn không chỉ được nhắc nhở về tất cả các nhiệm vụ vẫn cần phải hoàn thành, mà chủ yếu bạn nên được nhắc nhở về những nhiệm vụ có tác động lớn vẫn cần phải hoàn thành. Đó là điều duy nhất quan trọng.

Bạn có thể làm việc điên cuồng với các nhiệm vụ ít ảnh hưởng như trả lời email, các cuộc họp không cần thiết, chỉnh sửa trang web, nhắn tin tức thời và bình luận trên mạng xã hội, nhưng chúng sẽ không bao giờ giúp bạn thành công.

Đúng, chúng khiến bạn rất bận rộn, nhưng nó thực sự đóng góp bao nhiêu cho mục tiêu chung của bạn? Không nhiều.

Mặt khác, các nhiệm vụ có tác động cao như tạo sản phẩm, làm việc trên phễu bán hàng của bạn, phát triển kỹ năng, tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên, tăng lượng khán giả và danh sách email, tiếp thị và tạo nội dung đóng góp vào thu nhập, tác động hoặc phát triển.
Những nhiệm vụ có tác động cao này nên luôn được ưu tiên nếu bạn muốn vượt trội trong lĩnh vực của mình và đạt được kết quả tốt hơn nhiều trong thời gian ngắn hơn. Do đó, chúng ta cần một công cụ năng suất hiệu quả, hàng ngày có thể dễ dàng nhắc nhở chúng ta nhiệm vụ nào quan trọng nhất và nhiệm vụ nào quan trọng nhất.

Sau một năm khiến bản thân bận rộn mà không thực sự hiệu quả hoặc đạt được kết quả mà tôi mong muốn bằng cách sử dụng danh sách việc cần làm thông thường, tôi quyết định thực sự nghiên cứu năng suất và hiệu suất cao nhất.

Đó là khi tôi tình cờ tìm thấy Phương pháp ABCDE, một công cụ năng suất được giới thiệu bởi tác giả Brian Tracy về kinh doanh và phát triển bản thân. Tôi muốn gọi Phương pháp ABCDE là 'danh sách việc cần làm trên steroid' vì nó trông giống như một danh sách việc cần làm, nhưng nó tốt hơn nhiều.

Phương pháp ABCDE chỉ có hai bước. Bước đầu tiên là dễ dàng. Chỉ cần tạo danh sách các công việc bạn muốn hoàn thành hôm nay - danh sách việc cần làm thông thường của bạn.

Bước thứ hai khó hơn một chút. Bạn cần gán các chữ cái A, B, C, D hoặc E cho mỗi nhiệm vụ này. Những chữ cái này cho biết mức độ ưu tiên của từng mục trong danh sách việc cần làm của bạn.

Gán chữ cái B cho các mục trong danh sách việc cần làm của bạn là quan trọng, nhưng không quan trọng bằng các nhiệm vụ A của bạn. Thật tuyệt khi hoàn thành những nhiệm vụ này, nhưng chúng sẽ không bao giờ cản trở nhiệm vụ A của bạn.

Gán chữ cái A cho các mục quan trọng nhất trong danh sách của bạn. Những nhiệm vụ có tác động cao này dẫn đến thu nhập nhiều nhất và tiến tới mục tiêu của bạn. Nói cách khác, những nhiệm vụ này là ưu tiên của bạn trong ngày.

Nếu bạn bỏ bê những nhiệm vụ này quá lâu, chúng sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho mục tiêu và mức độ thành công chung của bạn. Vì vậy, bạn nên biến nó thành nhiệm vụ hàng ngày của mình để hoàn thành những nhiệm vụ này dù có thế nào đi nữa. Tất cả các nhiệm vụ khác chỉ là một sự phân tâm cho đến khi các mục A của bạn đã được hoàn thành.

Lưu ý Quan trọng: Thông thường, chỉ có từ 1-3 mục trong danh sách ABCDE của bạn thực sự đủ quan trọng để được coi là nhiệm vụ "A". Thực sự nghiêm ngặt ở đây về nhiệm vụ quan trọng và điều gì không.

 

Trên thực tế, đó chính xác là những nhiệm vụ có tác động lớn mà chúng ta có xu hướng trì hoãn nhiều nhất. Chúng thường phức tạp hơn, tốn nhiều thời gian và năng lượng. Do đó, chúng tôi có xu hướng đẩy những công việc này đến vùng đất kỳ diệu của ‘ngày mai’ và chúng tôi muốn thực hiện nhiều nhiệm vụ dễ dàng mà chúng tôi có thể nhanh chóng gạch bỏ danh sách việc cần làm của mình. Điều này làm cho chúng tôi cảm thấy tốt. Nó làm cho chúng tôi cảm thấy hiệu quả.

Đối với tôi, điều này có nghĩa là tôi đã từng có một danh sách việc cần làm với 24 mục trong đó, hoàn thành 21 nhiệm vụ có tác động thấp từ danh sách đó và tôi vẫn cảm thấy hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế, tôi không đạt được nhiều tiến bộ (nếu có) đối với mục tiêu của mình vì các nhiệm vụ có tác động cao vẫn không hoàn thành. Họ luôn bị đẩy đến ngày mai.

Bận rộn hoặc làm việc chăm chỉ không giống như đạt được tiến bộ hoặc hiệu quả. Bạn có thể vô cùng bận rộn mà không đạt được hiệu quả cao - và bạn có thể đạt hiệu quả cao ngay cả khi bạn không bận lắm.

Bài học này là một trò chơi hoàn chỉnh. Tôi thấy rằng trong danh sách việc cần làm hàng ngày khổng lồ của mình, chỉ có hai hoặc ba nhiệm vụ thực sự tạo ra sự khác biệt. Những công việc này tạo ra nhiều thu nhập, tác động và tiến độ đạt được mục tiêu của tôi. Tuy nhiên, đó chính xác là những công việc mà tôi thường trì hoãn nhiều nhất.

Gán ký tự D cho các mục bạn có thể (và nên) Ủy quyền cho người khác vì họ có thể làm việc đó nhanh hơn, rẻ hơn hoặc tốt hơn. Ủy quyền hiệu quả là điều cần thiết để có năng suất cao hơn. Bạn càng ủy thác nhiều, bạn càng có nhiều thời gian và năng lượng cho những nhiệm vụ A đó, dẫn đến kết quả tốt hơn và nhanh hơn.

Cá nhân tôi ủy thác tất cả công việc chỉnh sửa và thiết kế video của mình để có nhiều thời gian và năng lượng hơn cho việc tạo các khóa học, viết bài và cải thiện kênh bán hàng của mình. Ngày nay, bạn có thể sử dụng các nền tảng như Fiverr hoặc Upwork để dễ dàng thuê ngoài các tác vụ.

Chỉ định chữ cái C cho các mục không quan trọng cần hoàn thành hôm nay. Cho dù bạn có hoàn thành chúng hay không, điều đó không ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu, sự nghiệp hoặc hạnh phúc của bạn. Những tác vụ này chỉ nên được thực hiện nếu tất cả các nhiệm vụ A và B của bạn đã được hoàn thành. Nếu bạn trì hoãn những nhiệm vụ này, thì đó không phải là vấn đề lớn.

Gán chữ cái E cho các mục không phải làm hôm nay để có thể Loại bỏ chúng khỏi danh sách của bạn. Hãy nhớ rằng, không phải tất cả mọi thứ phải được hoàn thành. Nhiều thứ không quan trọng lắm, nếu có. Tôi nhận thấy rằng khi bạn tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ có tác động cao, rất nhiều nhiệm vụ có tác động thấp có xu hướng tan biến. Bạn có thể sẽ có nhiều nhiệm vụ thuộc cùng một danh mục. Ví dụ: bạn sẽ có nhiều nhiệm vụ A hoặc nhiều nhiệm vụ B. Để xếp hạng thêm dựa trên mức độ quan trọng của chúng, hãy gán số cho chúng. Ví dụ: nhiệm vụ A1 quan trọng hơn nhiệm vụ A2, nhiệm vụ này quan trọng hơn nhiệm vụ A3 của bạn, v.v.

Phương pháp ABCDE là người bạn đồng hành hoàn hảo giúp bạn luôn đứng đầu các ưu tiên và nhiệm vụ có tác động cao. Do đó, tôi khuyên bạn nên ngừng sử dụng danh sách việc cần làm thông thường và bắt đầu sử dụng phương pháp ABCDE. Hãy nhớ rằng, thay đổi chỉ đến từ hành động - không chỉ từ việc thu thập thêm thông tin.