Bạn đang lên kế hoạch tổ chức buổi lễ khai trương và không biết phải lên kế hoạch thế nào để hợp với kinh phí dự trù và thu hút khách hàng. INTOUR với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm chuyên phục vụ các sự kiện lớn nhỏ sẽ lên ý tưởng thiết kế, kịch bản cách thức, thiết bị nhân sự cần có để tổ chức lễ khai trương sao cho tiết kiệm nhưng vẫn đáp ứng điều kiện cần và đủ trong buổi lễ khai trương. Tư vấn miễn phí.
Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, INTOUR đã tổ chức hơn 1000 sự kiện lớn, nhỏ và chúng tôi chuyên tổ chức các dự án như:
| Tổ chức khai trương cửa hàng | Tổ chức Khai trương nhà hàng khách sạn |
| Tổ chức khai trương nhà hàng | Tổ chức khai trương thẩm mỹ viện |
| Tổ chức khai trương công ty văn phòng trọn gói | Tổ chức khai trương cửa hàng nhỏ |
| Tổ chức khai trương chi nhánh ngân hàng | Tổ chức khai trương Showroom |
| Tổ chức khai trương Spa | Tổ chức khai trương Shop |
| Tổ chức Khai trương tòa nhà | Tổ chức khai trương trung tâm |
Việc tổ chức một sự kiện khai trương, ra mắt cửa hàng, sản phẩm vừa tuân theo yếu tố tâm linh của người Việt vừa là một cách truyền thông về doanh nghiệp một cách hiệu quả, thu hút được sự chú ý của các khách hàng tiềm năng.
Với xu thế phát triển của xã hội, các lễ khai trương từ đó cũng phong phú và cầu kỳ hơn để đáp ứng được thị hiếu của các nhãn hàng.
Cho tới hiện nay, INTOUR đã nhận tổ chức khai trương ở rất nhiều dự án, lĩnh vực khác nhau như cửa hàng shop quần áo cho tới showroom, công ty hay tòa nhà. Những câu hỏi thắc mắc quý khách về dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói sẽ được chúng tôi giải đáp trong bài viết dưới đây.
Lên kế hoạch tổng thể tổ chức một buổi lễ khai trương !
Lên kế hoạch là bước vô cùng quan trọng và cần thiết trước khi tổ chức lễ khai trương, việc liệt kê các việc cần làm sẽ tránh thiếu xót trong ngày diễn ra sự kiện cũng như dễ xác định chi phí hơn:
Những hang mục nên trên để quý khách hàng nằm rõ được tổ chức một buổi lễ khai trương cần lưu ý, còn mọi khó khăn hãy để INTOUR sẽ liệt kê những điểm nhấn quý khách hàng cần lưu tâm tới nhằm phục vụ buổi lẽ tốt nhất diễn ra được hanh thông và cách thức tổ chức lễ khai trương hiện đại chuyên nghiệp.
Một buổi lễ khai trương thành công chắc chắn phải cần có sự hỗ trợ của đội ngũ nhân sự cùng các trang thiết bị, máy móc chuyên dụng.
Những thiết kế cần có trong tổ chức lễ khai trương
Hình ảnh thiết kế là một công cụ để truyền thông cũng như trang trí không gian sự kiện khai trương. Thông qua các thiết kế này để truyền tải nội dung, thông điệp mà đơn vị muốn gởi tới quý khách hàng. Bao gồm:
Những thiết bị không thể thiếu trong buổi lễ khai trường nào cũng cần có
Tùy vào quy mô tổ chức mà số lượng các thiết bị sự kiện có thể thay đổi. Tuy nhiên về cơ bản thì một buổi lễ khai trương cần các thiết bị sau:
Nhân sự cần có trong buổi lễ khai trương
Đội ngũ nhân sự đóng vai trò cực kì quan trọng trong ngày lễ khai trương. Tuỳ vào quy mô buổi lễ mà số lượng nhân sự sự kiện khác nhau. Nhưng cơ bản thì bao gồm những nhóm nhân sự như:
Tiệc nhẹ hay còn gọi là tiệc trà teabreak , hoặc tiệc mặn, buffe đơn giản mà sang trọng
Một điểm nhấn luôn ghi dấu ấn khi tổ chức khai trương chính là buổi tiệc trà teabreak hoặc buổi buffet mặn để chiêu đãi khách mời và đối tác đến tham dự
Trang trí địa điểm tổ chức khai trương từ sân khấu tới trong nhà
Trên đây là những hạng mục trang thiết bị, nhân sự cần thiết để tổ chức lễ khai trương được thành công. Quý khách dù khai trương cửa hàng hay công ty chi nhánh nên trang bị trước những điều trên. Đến với Minh Vũ chúng tôi sẽ nhất định sẽ cung cấp báo giá chi tiết từng hạng mục trên để quý khách hàng có thể nắm rõ được quy trình làm việc của chúng tôi.
Lựa chọn Nhà cung cấp thiết bị hay Công ty tổ chức sự kiện là bước quyết định mang đến sự thành công của chương trình. INTOUR là công ty chuyên tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm đã tạo dựng được uy tín và thương hiệu trên thị trường.
Chúng tôi cam kết 100% sẽ đem lại cho quý khách hàng một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp, ấn tượng với mức chi phí hợp lý nhất. Các dịch vụ mà INTOUR cung cấp cho các doanh nghiệp bao gồm lên kế hoạch, trang trí sân khấu, cho thuê thiết bị và nhân sự cần thiết.
Vì đây là một sự kiện quan trọng của công ty hay cửa hàng vậy nên mọi thứ cần được chuẩn bị chỉnh chu. Rất nhiều người vì không có kinh nghiệm tổ chức khai trương mà có những sai sót. Nhưng đây là sự kiện chỉ diễn ra 1 lân duy nhất nên cần lưu ý những điều sau:
1 – Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần biết đó chính là xác định về mục đích của sự kiện lần này là gì. Đối với lễ khai trương, phần lớn các doanh nghiệp sẽ thường hướng đến việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu hơn yếu tố tâm linh.
Vì thế, trước khi sự kiện diễn ra, các chủ doanh nghiệp cần phải suy nghĩ đến việc làm gì để tạo nên một sự mới mẻ, độc đáo và gây thiện cảm với khách hàng. Đồng thời phải đặc biệt thoát li khỏi những lễ khai trương theo kiểu truyền thống nhàm chán trước đó. Đây cũng là một trong những điều vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp nên quan tâm để sự kiện của mình diễn ra tốt hơn.
2 – Chọn ngày khai trương phù hợp
Một trong những điều khá quan trọng mà các doanh nghiệp nhất định phải làm đó là trước khi tổ chức khai trương sự kiện phải xem ngày tốt.
Bởi từ xưa đến nay, việc chọn ngày khi khởi đầu sự kiện nào đó luôn được quan niệm bằng yếu tố tâm linh. Ai cũng muốn chọn cho mình một ngày đẹp để khai trương, nhằm mang lại sự thuận lợi, may mắn, phát tài phát lộc,…
Vì thế, trước khi khai trương sự kiện, các chủ doanh nghiệp đừng quên chọn cho mình một ngày đẹp hợp với cung mệnh của mình để mọi điều thuận lợi hơn.
3 – Địa điểm tổ chức lễ khai trương
Một khâu vô cùng quan trọng trước khi tổ chức khai trương sự kiện đó chính là chọn địa điểm phù hợp. Vì thế, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải khảo sát, lựa chọn địa điểm sao cho đảm bảo các yếu tố về quy mô và chất lượng.
Để chắc chắn hơn thì cần phải đo đạc, đưa ra các thông số về diện tích một cách chính xác, nhằm tạo dựng sân khấu và các khu vực phụ một cách hợp lý, tránh xảy ra những trục trặc đáng tiếc trong quá trình thực hiện sự kiện.
4 – Lên ý tưởng cho buổi lễ khai trương
Lên ý tưởng cho buổi lễ khai trương là một yếu tố quan trọng không kém. Trước hết, cần phải tìm hiểu về nội dung, nhãn hàng của doanh nghiệp hướng tới là gì.
Tiếp đó sẽ có những ý tưởng, hạng mục cần thiết cho một lễ khai trương. Đặc biệt, ý tưởng tổ chức khai trương sự kiện cần có sự sáng tạo mới lạ nhưng phải xoay quanh nội dung chính. Đồng thời, lựa chọn những cách truyền tải thông điệp vừa hiệu quả, khéo léo lại dễ dàng để lại ấn tượng sâu sắc đối với khách hàng.
5 – Quan tâm đến yếu tố khách mời
Khách mời cũng là yếu tố quan trọng, quyết định một phần đến sự thành công của buổi khai trương. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lớn, việc ưu tiên khách mời cũng là cách để họ tạo dựng thương hiệu, tăng uy tín và thể diện chung.
Vì thế, trước khi tổ chức khai trương sự kiện, cần phải đặc biệt lên các phương án đón tiếp phù hợp, đầu tư ở khu vực khách mời bao gồm: bàn ghế, nước uống và cả tầm nhìn,…
6 – Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Dù lễ khai trương lớn hay nhỏ, các doanh nghiệp cũng cần phải có phương án dự trù kinh phí. Đây là yếu tố để có thể điều tiết tăng giảm trong việc tổ chức, lắp đặt thiết bị, chi trả cho các dịch vụ cần thiết,… Kinh phí chính là phần quan trọng ảnh hưởng đến quy mô, chất lượng sự kiện của doanh nghiệp.
7 – Quản lý các rủi ro trong sự kiện
Không ai có thể chắc chắn rằng sự kiện sẽ diễn ra một cách suôn sẻ, cho dù đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Quan trọng nhất vẫn là các phương án để xử lý nhanh chóng nếu như chẳng may có rủi ro xảy ra. Vì thế, các doanh nghiệp cần phải hợp tác với phía dịch vụ tổ chức sự kiện để có thể dự trù được các phương án khắc phục, nhằm mang lại sự suôn sẻ và thành công cao nhất.
Bạn đang có ý định tổ chức khai trương sự kiện trong thời gian tới nhưng chưa biết đâu là đơn vị đồng hành? Công Ty Sự Kiện INTOUR chính là gợi ý hàng đầu cho mọi doanh nghiệp. Với dịch vụ hoàn hảo, ý tưởng mới mẻ, thấu hiểu khách hàng, Công Ty Sự Kiện INTOUR hứa hẹn sẽ mang lại cho bạn sự hài lòng hơn mong đợi.
Quy Trình thuê thiết bị sự kiện
Bước 1 : Tiếp nhận và trao đổi thông tin trao đổi cụ thể khai trương.
– Khách hàng có thể để thông gọi trưc tiếp vào số hotline 0979 655 373 sẽ có đội ngũ tư vấn và tiếp nhận thông tin, quý khách hàng cần cung cấp như tổ chức khai trương nhà hàng hay khách sạn, công ty, chi nhánh cửa hàng, quy mô số lượng khách mời.
– Nhân viên tư vấn sẽ nhiệt tình hỗ trợ tối đa về những nhu cầu, thắc mắc trong dịch vụ tổ chức khai trương từ phía khách hàng đảm bảo sự hài lòng.
Bước 2 : Lên ý tưởng chương trình và kịch bản sơ bộ khảo sát không gian đo kích thước.
– Sau khi trao đổi, nắm bắt thông tin và mong muốn từ phía khách hàng, nhân viên chúng tôi sẽ vận dụng kinh nghiệm và sức sáng tạo của mình để lên ý tưởng chương trình và kịch bản sơ bộ, qua đó khách hàng dễ dàng chỉnh sửa và hình dung rõ ràng hơn về diễn biến của chương trình.
Bước 3 : Lên báo giá bản EXCEL rõ ràng từng hạng mục thiết bị .
– Quá trình chỉnh sửa và hoàn thành kịch bản xong, INTOUR sẽ lên báo giá chi tiết gửi khách hàng theo các hạng mục trong sự kiện khai trương.
Bước 4 : Lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và ký kết khi khai bên đã thỏa thuận.
– Hợp đồng sẽ được lập khi 02 bên thống nhất tất cả các vấn đề trong dự án, hợp đồng sẽ được gửi cho khách hàng sớm nhất.
Bước 5 : Các công tác chuẩn bị trước sự kiện
– Phân công trách nhiệm cho các bộ phận phụ trách
– Chuẩn bị các hạng mục về nhân sự, thiết bị, địa điểm, trang phục, thiết kế và vật dụng liên quan như đã ký kết
– Setup sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng, không gian sự kiện, bàn tiệc, hoa…
– Test thử chương trình : MC, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ , thiết bị…
Bước 6 : Chạy chương trình theo kịch bản và sử lý tình huống theo chương trình
– Chương trình sự kiện khai trương được đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch và thời lượng. Tất cả các nhân viên sẽ bám sát chương trình để đảm bảo các công tác được xử lý nhanh chóng.
– INTOUR luôn xây dựng phương án dự phòng tốt nhất cho các chương trình sự kiện.
Bước 7 : Kết thúc, báo cáo tổng kết dự án tổ chức khai trương và thanh toán
– Qúa trình thanh toán được diễn ra theo đúng với thỏa thuận trong hợp đồng được ký.
BẢNG GIÁ TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG VÀ CHO THUÊ THIẾT BỊ, NHÂN SỰ SỰ KIỆN MINH BẠCH
Giá tổ chức khai trương dựa vào quy mô tổ chức, số lượng thiết bị và nhân sự thuê. INTOUR sẽ tư vấn cho bạn gói tổ chức phù hợp với ngân sách của đơn vị.
Quý khách hàng có nhu cầu xem báo giá chi tiết các gói dịch vụ tổ chức khai trương và giá thuê các thiết bị, nhân sự:
Lễ khai trương một phần ý nghĩa chính là hình thức xin phép các thần linh ở khu vực được buôn bán kinh tại đó cũng như cầu xin sự phù hộ để việc kinh doanh được thuận lợi và may mắn. Vậy nên theo phong tục của người Việt Nam, cần chuẩn bị lễ vật đầy đủ kèm theo bài văn khấn để vái lại vào ngày khai trương.
INTOUR là công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội và nhiều tỉnh thuộc khu vực phía Bắc với kinh nghiệm hoạt động trong nghề hơn 10 năm. Dù hiện nay có nhiều đối thủ cạnh tranh, nhưng Minh Vũ vẫn có một vị thế nhất định trong ngành với phương chăm luôn đem lại những điều tốt đẹp nhất cho khách hàng.
Thay vì tốn thời gian lên kế hoạch và phí VAT để thuê các dụng cụ từ nhiều nơi, bạn nên lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại Minh Vũ bởi:
Hiện tại, dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói uy tín chuyên nghiệp từ A – Z của INTOUR đang được giảm giá và áp dụng khá nhiều chương trình ưu đãi khác. Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói mà còn cung cấp hóa đơn đỏ nếu doanh nghiệp có nhu cầu. Bên cạnh đó Minh Vũ còn cung cấp các dịch vụ doanh nghiệp khác như tổ chức lễ khánh thành, tất niên, giáng sinh,.. Liên hệ qua hotline 0979 655 373 để được tư vấn chi tiết hơn trước khi ký kết hợp đồng.
Khi đã nắm được bao quát những thông tin về ngày tổ chức, quy mô, khách mời và yêu cầu từ phía khách hàng,… Tiếp đến, dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ có các khâu chuẩn bị trước – trong – sau, nhằm đảm bảo mang lại sự suôn sẻ và trọn vẹn nhất. Kế hoạch sẽ bao gồm: lên hạng mục các việc cần làm, kèm theo các phương án dự trù để có thể xử lý được tình huống bất ngờ xảy ra. Đồng thời dự trù về thời gian sao cho phù hợp với các hoạt động, đảm bảo không bị thiếu hụt. Cụ thể như thế nào, Công Ty Sự Kiện INTOUR sẽ gửi đến bạn các hạng mục cần chuẩn bị ngay bên dưới:
Setup trước ngày diễn ra lễ khai trương sự kiện
Trước ngày diễn ra lễ khai trương sự kiện đương nhiên không thể thiếu đi việc thiết lập danh sách các hạng mục hoạt động cần chuẩn bị chu đáo, bao gồm:
Các thiết bị, đồ dùng trong lễ khai trương: trong buổi lễ khai trương không thể thiếu đi những thiết bị như quạt, máy phát điện dự phòng, các thiết bị tránh mưa,…. Ngoài ra cũng cần phải chuẩn bị thêm đồ uống, tiệc tea-break để khách mời dùng.
Tiến hành dàn dựng, trang trí nhanh chóng để kịp tiến độ sự kiện
Khi đã nắm được thời gian bắt đầu thì phía dịch vụ tổ chức khai trương sự kiện cần phải đặc biệt chuẩn bị dàn dựng và trang trí sao cho kịp tiến độ. Bố trí nhân lực, phân chia các khu vực và trình tự hoạt động theo đúng kế hoạch đã đặt ra từ trước. Đồng thời, chuẩn bị luôn các phương án dự trù trong suốt buổi lễ khai trương để mọi thứ diễn ra suôn sẻ nhất. Cụ thể:
Lắp đặt, trang trí các khu vực xung quanh
Buổi lễ khai trương có nhiều khu vực, từng nơi sẽ có cách bố trí riêng như:
Lắp đặt, trang trí khu vực sân khấu chỉnh chu theo đúng yêu cầu
Đối với khu vực sân khấu, cần phải đảm bảo hệ thống ánh sáng, thảm trải sàn, pháo điện, hoa tươi, hệ thống âm thanh, máy chiếu,…. Cụ thể:
Học hỏi từ những sai lầm của bạn. Mọi người đều mắc sai lầm, nhưng cách bạn đối phó với chúng là điều quan trọng. Hãy học hỏi từ sai lầm của bạn và sử dụng chúng như một cơ hội để phát triển. KinhNghiemQuy chia sẽ kinh nghiệm làm mẹ, kinh nghiệm chăm sóc e bé, kinh nghiệm gia đình, kinh nghiệm tài chính, kinh nghiệm giáo dục con, kinh nghiệm thú cưng, kinh nghiệm trong cuộc sống giúp bạn tránh được những sai lầm. Nếu bạn thấy thông tin hữu ích bằng việc click vào các quảng cáo trên website là bạn đã ủng hộ cho đội ngũ của chúng tôi. Xin chân thành cám ơn.